Tugas Resume Materi PSTI
Managing Investments in
Information Systems and Technology
Disusun Oleh Kelompok 6
Aplikasi Portofolio akan mencakup berbagai perbedaan yang ada di investasi TI/IS,sebagai identifikasi terhadap perkembangan baru yang signifikan di penambahan perangkat pada sistem TI.
Sebelum sumber daya yang akan ditugaskan dan pembangunan TI dimulai, ada beberapa langkah yang perlu diambil termasuk keuntungan dari mendirikan investasi di TI/SI, memperhitungkan biaya dari system dan perubahan bisnis yang terlibat serta mengalokasikan prioritas inidividu untuk perkembangan terhadap portofolio.
Semua Keputusan-Keputusan ini bisa dibantu dengan referensi pada aplikasi analisis portofolio, yang meyediakan cara langsung pemahaman terhadap sifat dari kontribusi yang diharapkan dari investasi dalam rangka penerapan rencana strategi bisnis masa depan . Seperti yang telah dibahas dalam bab 8 Kompetensi IS Organisasi dalam membangun efektifitas penilaian investasi.
Manfaat yang diharapkan dalam kunci keberahasilan IS/TI adalah strategi manajemen. Menggunakan kerangka kompetensi untuk menilai IS pada organisasi.
Secara khusus, Manfaat perencanaaan dan pengelolaan perubahan bisnis penting untuk menyadarkan mereka dari kegagalan di organisasi.
1.Memiliki Strategi hanyalah suatu alat untuk mencapai tujuan
2.Memberikan Hasil usaha yang diperlukan adalah strategi Utama
Bab ini menekankan beberapa isu utama yang berkaitan dengan pembuatan keputusan dan pengelolaan investasi IS/IT.
- Membenarkan investasi dalam SI dan Teknologi, yang bermanfaat untuk digunakan.
- Menentukan prioritas dengan mempertimbangkan manfaat dan cakupan ekonomi dan keuntungan bisnis
- Proses untuk mengelola manfaat yang diharapkan.
- Menilai resiko investasi berdasarkan aplikasi karakteristik dan pendekatan manajemen.
INVESTMENT AND PRIORITY SETTING POLICIES
Investasi dalam system dan teknologi bersaing dengan investasi yang lain seperti bagunan, pabrik, peralatan penelitian dan pengembangan (R&D) dan iklan,terhadap keuangan organisasi.
Investasi SI/Ti secara tradisional telah dievaluasi seperti proyek-proyek besar dan peralatan, dengan asumsi biaya yang tetap diperhitungkan dengan pendapatan bersih selama aplikasi berjalan.
Namun banyak aplikasi modern lebih seperti “ Bisnis Baru” atau inisiatif bisnis dimana aspek keuangan yang diutamakan hasilnya dan teknologi hanya salah satu komponen dari program perubahan yang besar.
Pada dasarnya apakah Investasi pada SI/TI dibandingkan dengan dengan Investasi bidang lain? Namun, penting bahwa beberapa peraturan umum yang diterapkan .
Dimana aplikasi dan persyaratan teknologi pendukung dievaluasi. Jika tidak, strategi apapun akan terdistorsi dari waktu ke waktu oleh inkonsitensi system, bahkan pengambilan keputusan yang sewenang-wenang.
Jika organisasi mampu mengembangkan, maka pada suatu saat semua aplikasi akan menuntut jika tidak konsisten dievaluasi.
Hasil keseluruhan pada investasi SI/TI mungkin sangat sedikit tapi setidaknya bermanfaat dan dapat dilakukan serta berharga. Namun dalam banyak kasus tidak semua puas dengan aturan yang ada serta prioritas.
Jika ada pembenaran konsistensi maka diikuti oleh pendekatan yang juga lebih menguntungkan..komplikasi juga dapat ditangguhkan, yang memungkinkan kontribusi yang rendah untuk melanjutkannya. Dengan asumsi bahwa kesempatan tidak hilang, yang mungkin terjadi pada penundaan, sumber daya dan dana yang telah diinvestasikan akan memberikan hasil yang lebih sedikit, daripada praktek manajemen yang tidak baik.
Sebuah kesimpulan yang jelas bahwa prinsip yang sama dalam praktek akan mengatur keputusan untuk individual, dan prioritas memutuskan berbagai aplikasi untuk sumber daya.
Salah satu factor tambahan adalah dengan system yang tidak berurutan dan tergantung terhadap sumber daya yang dikonsumsi. Faktor pembatas biasanya adalah orang dalam jumlah atau kualitas ,keterampilan khusus atau pengetahuan.
Penetapan prioritas harus mengaktifkan kembali penggunaan sumber daya.
Mengevaluasi Investasi di Bidang TI/IS
Banyak hal yang membuat bagimana investasi di bidang SI/TI harus dinilai dan diperbaiki. Ada sedikit consensus tentang bagaimana seharusnya dilakukan,tetapi beberapa consensus yang diterapkan sangat jarang .
Beberapa survey menunjukkan bahwa hamper tidak ada konsistensi dalam penerapan praktek-praktennya. Cooke dan Parrish menemukan bahwa 70 % organisasi tidak memiliki perbaikan formal dan pasca implementasi untuk mereview investasi di bidang SI/TI.
Fabrey et al menemukan bahwa hanya 50% dati proyek SI/TI yang tunduk pada penilaian investasi formal, dan dalam kurang dari setengahnya adalah teknik analisis yang menggunakan keuangan, dan hamper 30% merupakan hasil investasi dievaluasi.
Mereka seperti orang lain, memberikan saran terhadap tipe investasi SI/TI dimana cakupan keuntungan dinilai atau diukur dengan berbagai manfaat, seta aneka metode untuk membenarkan investasi.
Namun mereka juga mengakui bahwa pendekatan yang tepat dalam memilih situasi yang dalam situasi tertentu bisa menyebabkan masalah di organisasi dan politik.
Lain pula analisis Ballantine et al dan Willcokcs , Lester menyarankan bahwa teknik analisis keuangan tradisional masih sering digunakan, tapi organisasi menemukan itu dan semakin sulit untuk menggunakannya.
Hochstrasser, Peters dan Symons menyarankan cara-cara yang berbeda yang dapat digunakan untuk mengevaluasi berbagai jenis proyek. Lincoln dan Shorrock menemukan banyak strategi SI/TI yang berhasil setelah melewati proses justifikasi yang biasa digunakan dalam organisasi.
Secara keseluruhan, organisasi jauh dari kepuasan dengan teknik dan proses yang digunakan dalam investasi SI/TI.
Setting PrioritasUntukAplikasi
Beberapa prioritas dapat bersifat logis tetapi dapat juga bergantung pada prioritas yang lainnya.Penetapan prioritas merupakanstrategi utama dalam memanajemen investasi terbaik.
Contoh prioritas logis adalah untuk menganalisis data pelanggan di proyek B tidak dapat dilakukan sebelum proyek sebelumnya (misal proyek A) belum membangun dan menempatkan datanya pada warehouse nya.
Sangat penting untuk memperkenalkan pendekatan yang konsisten praktis untuk setting prioritas dalam penerapan strategi yang dilaksanakan agar sukses. Prioritas harus ditetapkan dalam jangka pendek untuk mengaktifkan penggunaan sumber daya yang secara efektif untuk dapat memanajemen perolehan sumber daya selanjutnya.
PenilaianPrioritas
Dalam segmen strategis, alasan dasar adalah untuk memberikan prioritas kepada aplikasi yang adalah memberikan kontribusi terbaik dalam mencapai tujuan bisnis, dengan menggunakan sumber daya yang paling efisien dalam manajemen investasi.
Dalammenentukan prioritas pada aplikasi yang digunakan terdapat tigafaktor yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
1. Apa yang paling penting untuk dilakukan, berdasarkan manfaat yang telah diidentifikasikan.
2. Apa yang mampu dilakukan, berdasarkan sumber daya yang tersedia.
3. Mana yang berpotensi besaruntukberhasil, berdasarkan risiko kegagalan masing-masing investasi yang telahberlalu.
Dalam perancanganprioritas ini variabel yang memiliki potensi keuntungan terbesar dibandingkan yang lainnyadengansedikit sumberdayaharusmendapatkanprioritaspertama.Hal iniakanmendorongpenggunauntuk mencarimanfaatfinansialdanmencarisolusisumberdaya yang efisien.
Perencanaanaplikasi
Setiapaplikasiharusdijelaskandalamhalderajat yang (tinggi, sedangataurendah) dimaksudkan agar terdapatrelevansiuntukmencapaimasing-masingfaktorkeberhasilan.Hal inidapatmenghasilkannilaiuntukmasing-masingpotensiinvestasi yang ada yang didasarkanpadatingkatkontribusi yang diharapkanuntuktujuansaatini.
Dengancaramembagi 'skor' olehkuantitasterbatassumberdaya yang dibutuhkan, kontribusikeseluruhandaripilihan yang tersediadapatdimaksimalkan, terutamadalamjangkapendek.
Opsiinidapatdigunakanuntukmembuatkeputusaninvestasi, pendekatanmenggunakantabeltersebutdapatmembantudalammembuatpilihandiantarapilihaninvestasi yang ada.
Pendekatan yang digunakanadalahpenilaianmenggunakan 'what-if' dimanastrategiinidigunakanuntukmembandingkanperencanaanmana yang memilikipotensikeuntungan paling besarwalaupunterdapatketidakpastiandalamimplementasinya.
Mengaturprioritasantarasistemoperasionalkuncilebihkompleksdarifaktorpendukungtetapimelibatkanketidakpastiankurangdariaplikasistrategis.
Argumenuntukinvestasioperasionalutamapadadasarnyaterdiridari :
1. Finansial/ keuangan.
2. Faktorkritiskesuksesan (baiksecaralangsungmaupundenganmemungkinkanperkembanganstrategis yang ada).
3. Risikobisnissaatini (faktorkegagalankritis).
4. Perbaikaninfrastruktur.
Kemudian, biayadanatausumberdaya yang digunakanolehproyekharusdibandingkansecararelatif.'Infrastruktur' Pandanganberartimenyediakanteknologi yang memadaiataumeningkatkankemampuanorganisasiuntukmenggunakanperusahaan IS / IT, ataumeningkatkankompetensikhususuntukmeningkatkankontribusibisnismasadepandari IS / IT.
Risikountukbisnissaatinibisadinilaidenganpenggambaran 'aparisikojikaproyektidakberjalanmaju', yang harusdinyatakandalamdampakpadabisnis.
Segmentersebutmerupakancaraterbaikuntukmemungkinkanprioritasyang dibutuhkankarena:
1. Hasilnyaakantergantungtidakhanyapadanilai ide, tetapijugapadakekuatandenganmanaiapilih.
2. Menetapkanprioritasobjektifpadabuktisedikitini yang tidakterlaludapatdiandalkan.
Secaraumum, semakinbesarkeyakinanmanajemen senior dalamstrategibisnismerekadan
penilaiankolektif, dalamkompetensipenggunabisnisdanprofesional TIdalamsistem yang efektifmakainvestasidapatberkembangdenganbaik.
Bobotrelatif yang diberikanuntukmasing-masingakantergantungpadasejumlahfaktor
Tingkat sumberdaya yang tepatuntukmasadepandapatdiatur, dantindakandiambiluntukmemperolehhakjenissumberdayauntukmemenuhituntutan,berdasarkanpemahamanpenuhmanfaatdicapai.
Hal iniberpeluangbesarkemudianmenghasilkan 'sistemperencanaan', yang harustetap
rencanadanpemanfaatansumberdaya up to date. Pentinguntukmenyebarkan
rencanasaatiniuntuksemua yang terlibatuntukmembantupemahamantentangalasan
untukperingkatrelatifdarisetiapproyektertentu.
BENEFIT MANAJEMEN (MANFAAT PROSES MANAJEMEN)
Faktor yang membedakan sukses dari sebuah perusahaan dengan perusahaan perusahaan lain adalah kurang berhasilnya penyebaran mereka dalam bidang IS / IT. Menurut sejumlah survei,bahwa dua-pertiga dari investasi IS /IT gagal untuk memberikan manfaat yang diharapkan,dan salah satu alasannya adalah bahwa perusahaan-perusahaan tersebut kurang memberikan manfaat yang signifikan bagi masyarakat luas.
MANFAAT PROSES MANAJEMEN
Dalam mempertimbangkan aktifitas yang dibutuhkan untuk mengelola pengiriman manfaat, itu telah diasumsikan bahwa sistem TI berbasis dikirim ke spesifikasi(yaitu bagian teknis pengembangan berhasil). Namun, karena hasil manfaat proses manajemen, dapat menyebabkan revisi dengan spesifikasi, dan diasumsikan bahwa proses perubahan yang efektif kontrol dapat menangani hal ini. Set terkait lainnya dari kegiatan organisasi perubahan banyak jenis yang harus dibuat untuk memberikan manfaat. Proses manajemen imbalan harus mekanisme mengemudi untuk kegiatan ini berubah. Bagaimana untuk membawa mereka tentang secara rinci ditujukan dalam kekayaan manajemen perubahan dan pengembangan organisasi sastra. Model yang diusulkan di sini untuk proses manajemen manfaat menarik berat terhadap total filosofi manajemen mutu dan gabungan jumlah alat dan teknik dari sumber yang berbeda ke alamat tertentu aspek. Setiap tahap dianggap dalam tinjauan dari sudut pandang peran manajemen bisnis dan tanggung jawab, dan alat-alat kunci dan teknik secara singkat dijelaskan. Deskripsi ini adalah ringkasan dari Guidelines25 Best Practice dikembangkan bagi organisasi untuk menggunakan proses.
Tahap 1: Identifikasi dan Penataan Manfaat
Berdasarkan hasil dari proses strategi, bisnis secara keseluruhan alasan untuk sebuah sistem baru atau yang ditingkatkan akan telah diidentifikasi: sifat jenis manfaat sasaran dan sejauh mana perubahan yang terlibat untuk mendapatkan mereka akan tergantung pada dampak dan kekritisan untuk bisnis strategi yang pada gilirannya menentukan apakah sistem strategis, kunci operasional atau dukungan, seperti yang dijelaskan dalam Bab 7. Jika sifat manfaat dan / atau bagaimana untuk mendapatkan mereka tidak jelas, maka sistem harus menaruh melalui R & D tahap tersirat oleh segmen potensi tinggi sampai mereka lebih dikenal. Oleh karena itu, proses manajemen seluruh manfaat tidak benar-benar berlaku untuk segmen potensi tinggi, tetapi beberapa teknik dapat digunakan untuk mengaktifkan manfaat untuk diidentifikasi atau dinilai dalam hal cara terbaik untuk mencapainya. Mengidentifikasi manfaat target menyiratkan proses berulang-ulang pembentukan tujuan investasi dan perbaikan kinerja bisnis mungkin bahwa sistem dan perubahan yang terkait harus atau bisa menyampaikan. Pencapaian setiap tujuan baik bisa memberikan suatu varietas manfaat yang berbeda di seluruh organisasi dan juga untuk mitra dagang dan pelanggan: perbaikan layanan pelanggan dalam satu wilayah bisa menghasilkan baru pemasaran atau penjualan peluang, keuntungan produktivitas dalam administrasi dapat melepaskan sumber daya kegiatan untuk 'front-office'. Proses ini pasti berulang karena tujuan dapat dimodifikasi dan baru manfaat diidentifikasi sebagai ide-ide dan pilihan yang dipertimbangkan dalam tahap 'kreatif'.
Tahap 2: Perencanaan Realisasi Manfaat
Memiliki tanggung jawab diidentifikasi dan dialokasikan untuk manfaat kepada individu (atau mungkin tim), langkah berikutnya adalah untuk menentukan perubahan yang diperlukan untuk pengiriman manfaat masing-masing dan bagaimana SI / TI akan memungkinkan pengembangan perubahan dan keuntungan terjadi. Output dari kegiatan ini digambarkan sebagai ketergantungan manfaat jaringan, yang berhubungan IS / IT fungsionalitas melalui bisnis dan organisasi perubahan manfaat diidentifikasi. Mengembangkan seperti 'sebab- Efek jaringan 'adalah lagi sebuah proses berulang-ulang terbaik dilakukan dalam modus lokakarya, karena, seperti perubahan yang diminta diidentifikasi, jaringan interrelating perubahan dan ketergantungan akan berkembang, dan kelayakan mencapai beberapa manfaat yang akan dipertanyakan. Sama, lebih lanjut manfaat juga dapat diidentifikasi. menunjukkan dua komponen utama: manfaat dan tujuan yang memenangkan kasus untuk investasi dan manajemen perubahan rencana yang diperlukan untuk mencapainya. Perubahan terdiri dari dua jenis- bisnis perubahan dan perubahan memungkinkan-yang dapat didefinisikan sebagai: Bisnis perubahan perubahan untuk praktek kerja, proses dan / atau hubungan yang akan menimbulkan manfaat yang akan disampaikan (atau mulai dikirimkan). Mereka tidak bisa normal dilakukan sampai yang baru sistem siap untuk digunakan dan memungkinkan perubahan yang diperlukan telah dibuat, misalnya, mengalokasikan lebih banyak waktu penjualan untuk secara potensial bernilai tinggi memimpin, diidentifikasi oleh sistem yang baru, memerlukan sistem dan enabler mungkin lainnya berada di tempat.
Tahap 3: Pelaksana Manfaat Rencana
Seperti dengan rencana apapun, tahap berikutnya adalah melaksanakannya dan menyesuaikan seperlunya, sebagai isu muncul yang mempengaruhi prestasi. Pemantauan kemajuan terhadap kegiatan dan kiriman dari rencana manfaat sama pentingnya sebagai untuk SI / TI rencana pengembangan, dan dua rencana komponen dari rencana proyek secara keseluruhan. Mungkin perlu untuk menetapkan target sementara dan langkah-langkah untuk mengevaluasi kemajuan menuju tonggak kunci atau implementasi akhir. Adalah tanggung jawab manajer proyek bisnis untuk memutuskan tindakan apa untuk mengambil dalam hal meninjau lingkup dan spesifikasi sistem atau pembenaran bisnisnya.
Tahap 4: Mengkaji dan Mengevaluasi Hasil
Setelah sistem baru, perubahan rencana bisnis dan manfaat jasa tersebut telah dilaksanakan, harus ada formal review dari apa yang dan tidak dicapai. Evaluasi ini memiliki dua tujuan:
-untuk memaksimalkan manfaat dari investasi tertentu
-untuk belajar bagaimana memperbaiki pengiriman manfaat dari investasi masa depan.
Proses Manajemen Laba
Mempertimbangkan aktifitas yang diperlukan untuk mengelola keuntungan, dapat diasumsikan menjadi sistem informasi sebagai berikut:
Model yang digambarkan di atas menitikberatkan pada kualitas filosofi manajemen dan gabungan teknik dari sumber yang berbeda ke aspek tertentu. Terdapat lima langkah proses yang dilakukan secara berulang yang diuraikan sebagai berikut :
1. Identifikasi dan Penataan Keuntungan
Berdasarkan hasil dari proses-proses strategi, alasan secara umum untuk mengembangkan sebuah teknologi diidentifikasikan : sifat jenis dari target laba dan jangkauan perubahan dilibatkan untuk mendapatkan keuntungan tersebut tergantung dari dampak dan pengaruh terhadap strategi bisnis.
Semua peningkatan performa bisnis terukur dan dapat diperkirakan oleh sebuah Sistem Informasi. Banyak juga yang dapat dengan mudah dikonversikan menjadi keuangan nilai untuk mengaktifkan penilaian ekonomi yang telah dibuat. Pada intinya, setiap manfaat harus sesuai sasaran dinyatakan dalam istilah yang tepat, pada waktunya, dapat diukur, bahkan jika mengukur akan subjektif.
Sebagai contoh, Frito-Lay, 26 produsen makanan ringan-makanan, memutuskan untuk sistem melengkapi penjualan / tenaga pengiriman dengan perangkat genggam, Prototipe. Sistem menunjukkan administrasi usaha sekitar tiga sampai empat jam setiap minggu. Para manajer penjualan diminta untuk memutuskan kapan waktu
penabungan bisa disebut sebagai keuntungan yang disepakati setiap penjualan / pengiriman. Setiap orang harus dapat meningkatkan penjualan mereka antara 3% sampai 10% per minggu, mengingat waktu yang tersedia dan tingkat penjualan berbeda . Hal ini menjadi salah satu sasaran yang akan disampaikan oleh sistem, dan diimplementasikan serta diukur. Sebuah perhitungan rata-rata sebesar 6% atau lebih dan di atas pertumbuhan pasar umum, dapat dicapai.
2. Realisasi Perencanaan Keuntungan
Tanggung jawab identifikasi dan alokasi untuk keuntungan dimiliki oleh individu (atau mungkin tim), untuk itu langkah berikutnya adalah menentukan perubahan yang diperlukan untuk pengembangan keuntungan masing-masing dan bagaimana SI / TI akan memungkinkan pengembangan perubahan dan keuntungan yang diraih.
Perubahan terdiri dari dua jenis, perubahan didefinisikan sebagai:
- Perubahan Bisnis (Business Changes)
Yaitu perubahan praktek kerja, proses / hubungan yang akan membuat keuntungan dan disampaikan (atau mulai dikirimkan). Mereka tidak bisa menjalankan dengan normal sampai sistem yang baru siap untuk digunakan dan memungkinkan perubahan yang diperlukan dibuat, misalnya mengalokasikan lebih banyak waktu untuk penjualan yang secara potensial bernilai tinggi diidentifikasi oleh sistem yang baru yang notabene memerlukan sistem dan enabler mungkin lainnya berada di tempat.
- Memperbolehkan Perubahan (Enabling Changes)
adalah perubahan-perubahan yang menerapkan prasyarat untuk membuat
perubahan usaha yang sangat penting untuk membawa sistem baru
ke dalam operasi yang efektif. Ini sering melibatkan pendefinisian dan kesepakatan baru praktek kerja, mendesain ulang proses, perubahan peran
dan tanggung jawab kerja, insentif baru atau manajemen kinerja
skema, pelatihan dalam keterampilan bisnis baru, dll. Mereka sering bisa
diterapkan atau dibuat sebelum sistem baru diperkenalkan (misalnya menyetujui penjualan account baru skema manajemen dan insentif untuk memastikan manfaat mencerminkan perhatian terhadap kebutuhan pelanggan bernilai tinggi).
Kelompok 6 |
Damar W. |
Budi Setyawan |
Richard R.F.S. |
Noer Tj. |
Feby Andrea |
Herry C. |
